معرفی سیستم کنترل و مدیریت فرایند (BPMS)
در سازمانها که شامل مجموعه ای از کارها و کالاها یا خدمات و اطلاعات مربوط به آنها هستند، در هر زمان فرایندهایی در حال اجرا هستند که برای نمونه می توان به فرآیندهایی مانند مناقصه، پشتیبانی سیستمهای اطلاعاتی، خدماتی، مدیریت سفرها و تشریفات سازمانی و سایر فرآیندها در بخش اداری و کنترل پروژه ها، کنترل کیفیت، کنترل ایمنی، برنامه ریزی تولید و سایر فرآیندها در بخش صنعت اشاره کرد.
برای اطلاعات بیشتر از سیستم BPMS به صفحه سیستم های مدیریت فرایند کسب و کار BPMS بروید.
چه در بخش اداری و چه صنعتی در سازمانها، مشکلات متداولی وجود دارد مانند:
- دشواری و هزینه های زیاد در انجام بهینه سازی فرآیندها بصورت مستمر
- فرایند نیاز به انعطاف پذیری در برابر تغییرات در آیین نامه ها، مصوبات، ساختار سازمانی، اسناد در گردش و ساختار اطلاعات کلیه موجودیتهای مرتبط با
- نیاز به ارتباط و تعامل فرایند ها و نرم افزارها و به اشتراک گذاری اطلاعات آنها با یکدیگر در سازمانها و یا بین آنها
- نیاز به کنترل و پی گیری و مدیریت و مستندسازی فرایندها به صورت مکانیزه
شرکت فناوری اطلاعات دانش رایان آروین ماموریت این راهکار را در جهت مرتفع ساختن نیازها و معضلات فوق به صورت زیر ترسیم نموده است .
کلید واژه ها:
گزارش ساز ,فرم ساز,سیستم کنترل و مدیریت فرایند,سیستم مدیریت فرایند ,سیستم اتوماسیون فرایند,سیستم BPMS,مدل سازی فرایندها,اتوماسیون فرایند, مدیریت فرایند, Report Generator, Form Generator
ماموریت سیستم
بطور کلی ماموریت این راهکار تحقق اهدافیست که در گروهبندی زیر قرار می گیرند:
- اهداف برنامه ریزی
- کاهش هزینه و افزایش بهره وری
- ایجاد زمینه بهبود مستمر در اجرای فرآیندها
- راهبری و مانیتورینگ کارکنان و فرآیندها
- افزایش قابلیتهای تحلیلی
1. اهداف برنامه ریزی
- مدل سازی فرایندهای کاری سازمان
- ایجاد ساختار فرمهای در گردش و ساختار کلیه موجودیتهای مستقل در تعامل با فرایند
- برنامه ریزی تعاملات و ارتباطات فرایندها با
- ساختار سازمانی
- موجودیتهای مستقل از فرایند
- تخصیص منابع و تجهیزات
- مشتریان و ....
- فرمها و اسناد درگردش
- سایر فرایندها
- سایر نرم افزارهای موجود
- پویایی و قابلیت ارتقاء در فرایندها و بانکهای موجودیتهای مستقل و اسناد در گردش
- برنامهریزی و محاسبه میزان منابع در دسترس با توجه به بودجه پیشبینی شده
- قابلیت پشتیبانی از فرمول سازی در ساختار فرمهای در گردش و سایر موجودیتها
2. کاهش هزینه و افزایش بهره وری وکیفیت
- کاهش ورود اطلاعات تکراری و به اشتراكگذاری اطلاعات در سازمانها با استفاده از پورتال مدیریت متمرکز فرایندها
- بالا بردن سطح کیفی و کاهش زمان اجرای فرایندها
- کاهش هزینه های آموزش
- مستندسازی خودکار تمامی مراحل اجرای فرایندها
- افزایش کارایی مدیریت بوسیله قابلیتهای کنترل و مانیتورینگ فرایندها
- ایجاد زمینه بهبود مستمر بوسیله قابلیت مدیریت تغییرات و ویرایشها
- کاهش هزینه های تغییر بوسیله انعطاف پذیری وتطبیق پذیری بالا
- کاهش هزینه و زمان ایجاد فرایندهای جدید در سیستم و مکانیزه کردن آنها
- افزایش کیفیت و بهره وری در فرایندهای ارائه خدمات
- افزایش انگیره خود کنترلی در کارکنان
- ایجاد بسترمناسب، جهت تحلیل با کیفیت تر از سطح روابط سازمان
- تسریع آموزش کاربران از فرایندهای گردش اطلاعات بصورت الکترونیکی
- سادهسازی و شتابدهی تعاملات بین فرآیندها در یك سازمان
- امكان هماهنگی با فعالیتهای خارج از شركت (مانند فروش اینترنتی)
- امكان برقراری ارتباط موثر با سایر فرایند ها و نرم افزارهای موجود
زمان و هزینه پیاده سازی و مکانیزه فرایندها قبل از استفاده از این راهکار (مطابق RUP) و پس از آن
3. ایجاد زمینه بهبود مستمر در اجرای فرایندها
- مدیریت تغییرات و ویرایشها
- قابلیت بهبود در نحوه اجرای فرایندها بصورت گرافیکی
- قابلیت اصلاح ساختار سازمانی بصورت گرافیکی(مدیریت سازمانی)
- قابلیت بهبود ساختار اطلاعاتی کلیه موجودیتهای مرتبط بصورت گرافیکی
- قابلیت بهبود اسناد در گردش بصورت گرافیکی
- قابلیت اصلاح و بهبود کلیه تعاملات فرایندها با سایر موجودیتهای در تعامل با فرایند و سایر فرایندها
- انعطاف پذیری در برابر تغییرات آیین نامه ای و سازمانی که نتیجه قابلیتهای فوق است
4. راهبری کارکنان و پایش و ارزیابی عملکرد کارکنان
- راهبری کارکنان فرایندها و کاهش نیازهای آموزشی و کاهش پیچیدگیها
- راهبری اتوماتیک در ترتیب اجرای فعالیتها
- راهبری اتوماتیک در نحوه استفاده از فرمها
- راهبری اتوماتیک در تخصیص منابع
- راهبری اتوماتیک در انجام امور مربوط به مراحل مختلف فرایندها
- کنترل و مانیتور کردن کارکنان فرایندها بصورت بصری
- بررسی میزان عملكرد كاركنان و تشخیص هوشمندانه استعدادها و میزان كارآیی آنها
- محاسبه میزان كارآیی پستها و ادامه یا حذف آن
5. افزایش قابلیتهای تحلیلی
- امکان ساختن انواع گزارشات آماری و تحلیلی بر مبنای شاخصهای تعریف شده
- افزایش قابلیت برنامه ریزی در جهت دستیابی به اهداف سازمان در نتیجه قابلیتهای گزارش سازی
- سادهكردن تصمیمسازی با فراهمآوردن اطلاعات بهتر برای تصمیمگیری
- استفاده از دانش آماری بدست آمده در اثر اجرای فرایندهای گوناگون در سازمان
کلید واژه ها:
گزارش ساز ,فرم ساز,سیستم کنترل و مدیریت فرایند,سیستم مدیریت فرایند ,سیستم اتوماسیون فرایند,سیستم BPMS,مدل سازی فرایندها,اتوماسیون فرایند, مدیریت فرایند, Report Generator, Form Generator
معرفی اجزای اصلی راهکار
راهکار مورد نظر از 5 بخش اصلی تشکیل شده است که عبارتند از:
- تولید فرم های اطلاعاتی کلیه موجودیت ها (فرم ساز)
- تعریف ساختار سازمانی
- تعریف فرایند های کاری
- اجرای فرایندها و کنترل و پایش
- تولید گزارشات پویا
که در ادامه به شرح آنها می پردازیم.
1. تولید فرم های اطلاعاتی (فرم ساز)(Form Generator)
این ابزار به سادگی امکان تعریف فرم های در گردش مورد نیاز سازمان و همچنین بستر برقراری ارتباط بین کاربران بخش های گوناگون با اطلاعات سازمان و ارتباط با فعالیتها از طریق ارسال و دریافت اسناد در شكل فرمهایی از پیش تعریف شده را فراهم می نماید و نیاز به كاغذ را در سازمان مرتفع می سازد. همچنین می تواند ارتباط فرمها را با موجودیت های محیطی و حتی سایر نرم افزارهای موجود در سازمان، ایجاد و مدیریت نماید.
2.ایجاد ساختار سازمانی
این ابزار کمک می کند به سادگی ساختار و ارتباطات سلسله مراتبی در سطوح مختلف و رابطه نقش های گوناگون در سطح سازمان ایجاد گردد.
همچنین این بخش امکان مدیریت هرچه ساده تر در قالب نمایش گرافیکی ساختار تعریف شده را فراهم آورده تا کاربر بتواند در کمترین زمان ممکن و با کیفیت و کارایی بیشتری، اقدام به تعریف و تنظیمات آن نماید.
3.تعریف فرایند های کاری
این ابزار کمک می کند تا ساختار فرایند های جاری در سازمان ها، ادارات و شرکت ها در نرم افزار مستند گشته و قابل تعریف یا تغییر و اصلاح باشد. واضح است نمایش گرافیکی فرایند های گردش کار در درک راحت تر و شناخت بهتر جریان اطلاعات تاثیر بسزایی دارد.
4.اجرای فرایندها، کنترل و پایش
در این قسمت کارتابل ساده ای قرار دارد که کاربر به سادگی می تواند در این محیط کلیه امور مرتبط با فرایند و وظایف محوله را انجام دهد و از هشدارها و راهبری اتوماتیک سیستم کنترل و مدیریت فرایندها بهره مند شود.
بطور کلی کاربر در این واسط با توجه به دسترسی های تعیین شده می تواند:
- کار های محوله در کارتابل خود را رویت نماید.
- فرایند جدیدی را ایجاد نموده و در جریان قرار دهد.
ضمیمه هاو مستندات ارسالی و دریافتی را ویرایش و مدیریت نماید
- وضعیت فعلی , گذشته و پیش روی فرایند را بصورت نموارد گرافیکی کنترل نماید
وظایف مختلف محوله اعم از تخصیص منابع، ارزیابی ها، تصمیم گیریها و سایر موارد مورد نیاز، به کمک امکانات و تسهیلات مختلف سیستم را به انجام برساند.
5. بخش تولید گزارشات پویا
- تعریف پرس و جو (Query) های اطلاعات
در این بخش با چند کلیک ساده موس(Drag&Drop) می توان بسهولت پرس و جو (Query) های مورد استفاده در گزارشات را ایجاد و ضمن تست و اطمینان از صحت نتیجه اطلاعات در همین محیط اقدام به ذخیره پرس و جو های استخراج اطلاعات در منوی درختی تعریف شده نمود.
از جمله قابلیت های قسمت پرس و جو ساز می توان به قابلیت اتصال آن به دو صورت:
- اتصال مستقیم به موجودیت های بانک اطلاعات
- اتصال از طریق داده های ایجادی توسط نرم افزار فرم ساز(Meta Data)
اشاره نمود.
در صورت داشتن رابطه بین موجودیت های انتخاب شده , سیستم آنها را تشخیص داده و به صورت یک اتصال گرافیکی نمایش داده شده و در موارد لازم با کشیدن و رها کردن ساده فیلد های موجودیت های مختلف می توان اقدام به ساخت اتصال منطقی بین آنها نموده و پرس و جو مورد نظر را کامل تر نمود.
همچنین برای تعریف پارامتر های پویا جهت ورود اطلاعات از کاربر نهایی می توان بسادگی پارامتر های جستجو را تعریف نمود.
- ساخت سریع گزارشات بر مبنای پرس و جو (Query) تعریف شده (گزارش ساز)
برای ساخت گزارشات مورد نظر کافیست پرس و جو (Query) مربوطه را انتخاب نموده و سیستم، فرمت گزارش بر اساس پرس و جو مورد نظر را انجام می دهد.
در فرم ساخت گزارش جهت استفاده از فیلد های پرس و جو انتخاب شده میتوان با کشیدن و رها کردن فیلد مربوطه در بخش مورد نظر از گزارش به سرعت گزارش مورد نظر را ایجاد نمود.
همچنین این بخش امکان فرمول های متفاوتی را فراهم می نماید.
پس از اطمینان از صحت فرمت گزارش مورد نظر، می توان خروجی نهایی آنرا نیز در خود این محیط رویت نموده و پس از اطمینان از دید کاربر نهایی آنرا در منوی مربوطه ذخیره نمود.
- استخراج گزارشات فرمت های متنوع
در این قسمت کاربر می تواند با توجه به دسترسی به گزارشات مربوطه، گزارش مورد نظر خور را انتخاب و در صورت داشتن پارامتر آنها را مقدار دهی نموده و گزارش منتخب را رویت نماید.
همچنین گزارش رویت شده را می تواند چاپ و یا با فرمت های رایج و گوناگون(PDF,Excel , XML) استخراج کند.
مقایسه با سایر ابزار ها در حوزه کنترل و مدیریت فرایند (BPMS) ها
کلید واژه ها:
گزارش ساز ,فرم ساز,سیستم کنترل و مدیریت فرایند,سیستم مدیریت فرایند ,سیستم اتوماسیون فرایند,سیستم BPMS,مدل سازی فرایندها,اتوماسیون فرایند, مدیریت فرایند, Report Generator, Form Generator